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湘西凤凰会议方案要特别关注的关键要素有哪些?
来源:湘西凤凰会议网-湖南凤凰古城会议公司-湖南吉首凤凰张家界会议会展服务公司-湖南凤凰古城旅游网 编辑者:湘西凤凰会议旅游网 浏览:0 次 发布:2020-03-01 17:24:02
    会议方案

  1.会议议题、会务、接待的具体工作细分到个人或部门,形成会议纪录或方案,会议前后逐项检查。
  2.确定会议目标。必须先问一些问题,最重要的是:“会议准备实现什么目标?”或者换个角度问:“要是不开行不行?”“什么时候结束?怎样开才算成功或失败?”开会的目的非常明确,才能突出核心主题、避免重复、价值不大的会议,否则会议很可能是浪费大家的时间。
  3.会议议程最重要。议程安排得体,可以大大提高会议效率。会议议程的大忌是太简单、太模糊。各项议程应与主讲人事先取得联系,征求意见,以求议题的表述准确、专业。
  4.在重大论坛召开前,每隔三天有一次小组碰头会议,检查工作是否有疏漏及进展情况。会议召开前一天所有会务人员集中开会,强调会议事项,确保每个人都清楚各自职责。
  5.每一项工作旁边都应注明相关的负责人员。在会务安排表格上出现的所有人员都应将相关事项、具体标准通知到本人,不要遗漏。
  6.总负责人的最重要职责是沟通和协调,检查任务完成进度。对会务工作每一环节、细节做到心中有数,对会务工作中可能出现的问题要打足提前量,随时检查。总负责人应该是掌握会议细节最全面、信息最集中、最操心费神者,能随时根据各项信息协调所有参与者。切忌丢三落四,不注意过程和环节控制,有头无尾。
  7.总负责人在重大会议刚开始一段时间,自始至终在会议现场巡视,留意场内情况,确保会议开场即步入正轨,随时应对突发问题。会议开场的顺利与否对整个会议效果影响很大。
  8.差错举例
  会务方案涉及议程、会场的问题考虑不周或没有列出需求清单告知相关人员,会场工作人员不了解需求,也未指定好对应不同嘉宾的接待联络人或分项目负责人。会场秩序凌乱,工作人员没有佩戴特定的标志。
  时间进度不明确或没有按规定流程完成衔接。
  任务没有落实到个人,没有说定哪个人负责到何种程度,好像谁都负责又好像没人负责。
  会议工作人员接受任务,执行情况没有及时报告总负责人,总负责人无法对整个会议的协调与情况全面把握,以至于“险象环生”。
  评述:会议方案也相当于备忘录、提示清单,一个全面细致的方案就构成了可以根据会议进程随时完善的基础。而会议总负责人则是驾驭会议的总舵手,所有信息都在此集中、发布,因而他掌握的信息是否全面、是否及时有效地督促到位决定着会议准备是否充分。会议要确保高效、务实,要特别关注以下七个关键要素:会议方案、会议目标与主旨、会议议程、出席人员与发言人、任务分配与职责安排、会议材料、信息反馈。


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